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Topsharing Wie man Chefpositionen zu zweit ausfüllt

Jobsharing ist vielen bekannt. Dabei teilen sich zwei Mitarbeiter eine Stelle. Beim Topsharing gilt das gleiche Prinzip - nur auf Führungsebene. Kann das überhaupt funktionieren?

Einen Führungsjob machen und Teilzeit arbeiten: Das war für Katja Jenkner lange ausgeschlossen. Die 40-Jährige ist bei der Deutschen Bahn angestellt. Sie hat zwei kleine Kinder und arbeitet, seit sie Mutter ist, auf einer 60-Prozent-Stelle. Im Januar 2013 bekam sie eine Führungsposition. Sie übernahm zusammen mit ihrer Kollegin Dorle Springer die Leitung eines Teams mit neun Mitarbeitern. Springer arbeitete ebenfalls 60 Prozent. Topsharing nennt sich das Modell - zwei teilen sich eine Führungsposition als Doppelspitze. «Für mich hat das Modell nur Vorteile», sagt Jenkner. «Ich habe einen verantwortungsvollen Job und kann trotzdem Teilzeit arbeiten.»

Topsharing? Davon haben viele noch nie gehört. Dass eine Führungsposition mit zwei Teilzeitkräften besetzt ist, war auch bei der Deutschen Bahn eine Neuerung. Die Kollegen waren anfangs skeptisch, erzählt Jenkner. Sollte zum Beispiel bei einem Meeting ein Folgetermin ausgemacht werden, sagte mancher: «Wann sind Sie denn das nächste Mal da? Ihre Kollegin hat das Meeting ja nicht mitbekommen.» Jenkner sagte dann immer: «Wir sind fünf Tage die Woche da!» Es brauchte ein bis zwei Treffen, bis die Kollegen merkten, dass beide Führungskräfte wirklich gleichermaßen mit allen Inhalten vertraut sind, und zwar unabhängig davon, ob sie beim Meeting dabei waren oder nicht. 

Ein Modell der Zukunft

Das Konzept Topsharing klingt erst einmal ungewöhnlich. Und doch wird es immer wieder genannt, wenn es darum geht, Arbeitnehmern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erleichtern. Bislang ist es noch nicht weit verbreitet. «Doch gerade Unternehmen, denen das Thema Vereinbarkeit wichtig ist, experimentieren immer häufiger damit», sagt Susanne Broel, die als Coach Arbeitnehmer zum Thema Job- und Topsharing berät. 

Läuft es mit der Doppelspitze gut, ist es für den Arbeitgeber und die Belegschaft ein Gewinn. «Vier Augen sehen einfach mehr als zwei», sagt Broel. Im besten Fall ergänzen sich die beiden Chefs in ihren Kompetenzen und Kenntnissen. Ein Beispiel: Statt zwei Sprachen fließend zu sprechen, beherrschen sie zusammen vielleicht schon fünf. Fällt ein Chef wegen Urlaub oder Krankheit aus, ist das in der Regel kein Problem, denn der andere kann übernehmen. Gibt es nur einen Chef, passiert sonst in dieser Zeit nicht viel. Und das Team profitiert, denn bei zwei Vorgesetzten ist die Chance für die Mitarbeiter groß, zumindest mit einem von beiden auf einer Wellenlänge zu liegen. 

Doch eine Doppelspitze bringt auch viel Organisationsaufwand mit sich. Wie teilt man die Aufgaben und die Verantwortung für die Mitarbeiter auf? Wie stellt man sicher, dass beide Führungskräfte immer in allen Punkten auf dem aktuellen Stand sind? Wie organisiert man seinen Arbeitsalltag und die Übergabe - das sind einige Beispiele, die Jana Tepe gibt. Sie ist Geschäftsführerin von Tandemploy, einer Online-Plattform für Jobsharing und flexibles Arbeiten. «Damit das Prinzip Doppelspitze funktioniert, müssen die beiden Partner einander absolut vertrauen und loyal sein», sagt Tepe. «Man muss sich 100 Prozent aufeinander verlassen können.» Jenkner und Springer kannten sich von der Arbeit, bevor sie gemeinsam die Führungsposition übernahmen.

Springer hatte die Stelle bis dahin alleine gemacht und wollte wegen ihres ersten Kindes reduzieren. Jenkner stieg mit ein. Sie hatte dabei ein gutes Gefühl. «Wir sind als Typen unterschiedlich, aber wir haben ein gemeinsames Grundverständnis, wohin unsere Arbeit gehen soll», erzählt sie. Auf dieser Basis erarbeiteten die beiden sich ihr Konzept. Sie einigten sich darauf, dass beide alle Themen bearbeiten und alle Mitarbeiter betreuen.

Strikte Trennung der Arbeitszeiten

Die Arbeit trennten sie strikt nach Tagen. Jede von ihnen war zweieinhalb Tage pro Woche im Büro - und machte in dieser Zeit alles, was anfällt. Dazu kam jeweils ein halber Tag im Home-Office. Damit der jeweils andere immer auf dem Laufenden ist, schrieben sie sich am Ende der zweieinhalb Tage eine Übergabe per E-Mail. Zusätzlich telefonierten sie. «Wir haben schnell gemerkt, dass es schwer ist, Zwischentöne in Meetings per E-Mail zu kommunizieren. Da tut man sich im direkten Gespräch leichter», erzählt Jenkner. 

Das erste Vierteljahr steckten Jenkner und Springer viel Zeit in die Übergaben, doch mit der Zeit hatten beide das Gefühl, sie wissen intuitiv wie der andere tickt. «Wir haben dann unsere Übergaben und Telefonate trotzdem noch gemacht, aber die Übergabe immer kürzer abgehandelt und immer häufiger unsere Themen und Strategien weiterentwickelt», erzählt Jenkner.  Damit das Topsharing klappt, sei es jedoch unerlässlich, dass der Arbeitgeber dahinter steht, erklärt Coach Broel. «Viele Unternehmen versuchen, das Topsharing wie eine ganz normale Stelle einzugliedern», sagt sie. Das sei häufig zum Scheitern verurteilt. Der Arbeitgeber müsse dem Team den Rücken stärken und es dabei unterstützen, Bedenken bei Mitarbeitern und Führungskräften auszuräumen. Und er darf vor allem nicht einen der beiden Topsharing-Partner bevorzugen. Das stellt ein Team schnell vor die Zerreißprobe. 

Und auch sonst können schnell Probleme auf das Team zukommen, sagt Broel. Wie geht man etwa damit um, wenn ein Topsharing-Partner eine Fehlentscheidung getroffen hat und der andere sie nun mittragen muss? Und was macht man, wenn ein Teammitglied versucht, einen Keil zwischen die beiden Chefs zu treiben? «Ich rate dazu, sich im Vorfeld möglichst viele Gedanken zu solchen Fragen zu machen und alles so kleinteilig wie möglich zu besprechen», sagt Broel.  Auch Jenkner und Springer machten die Erfahrung, dass einzelne Mitarbeiter am Anfang versuchten, sie gegeneinander auszuspielen. «Es ging zum Beispiel darum, dass jemand eine teure Fortbildung genehmigt haben wollte und meine Kollegin es ablehnte», erzählt Jenkner. Anschließend probierte es derjenige noch einmal bei ihr. In solchen Situationen sei es einfach wichtig, dass man sich sehr gut abgesprochen hat. Aber da Jenkner und Springer das hatten, hörten solche Probleme schnell auf.

Im Dezember 2015 haben die beiden das Topsharing vorerst nun zumindest trotzdem aufgegeben. Springer bekam ihr zweites Kind und ging in Elternzeit. Jenkner arbeitet in einer anderen Position wieder auf 60 Prozent. Jenkner blickt sehr positiv auf die gemeinsame Zeit zurück. «Ich würde es auf jeden Fall noch einmal machen!» 

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